Begeleiding woonzorgcentra om tot een meer eigentijdse manier van werken te komen

Opdrachtgever: Stichting Zorgcombinatie Marga Klompé
Betrokkenen: zorgorganisatie en haar stakeholders

Projectbeschrijving

Marga Klompé biedt zowel intramurale als extramurale zorg. Zij verhuurt aan ouderen ook rechtstreeks appartementen in de woonzorgcentra. Om rechtstreeks appartementen te verhuren komt veel bij kijken. Een cliënt op een wachtlijst is over het algemeen zeer blij als er een plek beschikbaar is. Een huurder is over het algemeen kritischer en heeft vaak minder haast. Met de komst van een nieuwe doelgroep in de woonzorgcentra ontstaat er een noodzaak om het aanbod en de organisatie meer klantgericht en eigentijds in te richten. Marga Klompé had zelf al een aanzet gedaan voor de gewenste veranderslag, maar er was behoefte versnelling in dit proces te krijgen. Knelpunten die werden gesignaleerd waren onder andere:

  • Er waren beperkt medewerkers die beschikten over de benodigde verhuurvaardigheden. Het gaat dan om mensen die in staat zijn de (toekomstige) klant te verleiden op één van de locaties van Marga Klompé te gaan wonen en graag diensten willen afnemen.
  • Medewerkers zijn nog onvoldoende meegenomen in de veranderingen, waardoor zij de nieuwe huurders benaderen alsof het intramurale cliënten zijn.
  • De woonzorglocaties hebben nog te veel een naar binnen gekeerde uitstraling/werkwijze
  • Er ging nog maar beperkt aandacht uit naar PR/marketing.
  • Tot slot was in een aantal randvoorwaarden op meer technisch vlak nog niet voorzien, die van belang zijn bij verdere uitrol op grote schaal. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een huurcontract inclusief aparte dienstenovereenkomst, een kassasysteeem en het factureringsproces.

Marga Klompé zocht iemand die hen kon ondersteunen versnelling in het gewenste implementatieproject te krijgen. Zij zochten iemand die inhoudelijk kennis van zaken had en tegelijkertijd iemand die concreet in staat is zelf mee vorm te geven aan die verandering. Omdat Ellen Olde Bijvank goed kan schakelen tussen strategie en tactische uitvoering en zij enthousiasme uitstraalt over haar vakgebied heeft Marga Klompé haar gevraagd hen bij het veranderproject te willen ondersteunen.

Aanpak: Gestart met pilot op één locatie en nu uitrol op andere locaties

Gezamenlijk is besloten te starten op één locatie en pragmatisch te werk te gaan. Er was een projectgroep met een groot mandaat. Voorafgaand aan de in te zetten veranderingen, heeft Ellen Olde Bijvank de eerste maand een flink aantal gesprekken met medewerkers gevoerd. Doel hiervan was te polsen of er voldoende draagvlak en basis aanwezig was om tot echte verandering te kunnen komen. Dat bleek bij locatie Stegemanhof het geval. Samen met de regiomanager en de coördinator welzijn is in een half jaar veel werk verzet om tot een meer eigentijds aanbod en manier van werken te komen. Nu de resultaten bij Stegemanhof duidelijk zichtbaar zijn geworden, hebben Raad van Bestuur en managers besloten tot verdere uitrol bij andere locaties.

Resultaten

Hieronder een beeld van enkele resultaten tot nu toe (niet limitatief):

  • Er zijn nieuwe activiteiten opgezet die met plezier door buurtbewoners worden bezocht.
  • Het contact met het netwerk is verbreed en verbeterd (gemeente, ouderenbond, bieb, media etc.)
  • De locatie heeft nu een herkenbaar gezicht (profilering van de coördinator welzijn) en er wordt door vrijwilligers nu structureel in de buurt geflyerd met aanbod van activiteiten
  • Er is met succes een lokale facebookpagina opgestart, die regelmatig een groot bereik heeft bij mensen in Aalten en Bredevoort (met veel likes en het delen van berichten)
  • De manier van werken is meer ondernemend geworden
  • Verhuurcompetenties zijn vergroot d.m.v. een themamiddag en er is een verhuurmakelaar aangesteld met specifieke kennis/vaardigheden.
  • Een nieuw kassa- en factureringssysteem wordt aangeschaft.

Horeca en welzijn zijn de twee dragers van het nieuwe concept. Belangrijkste resultaat is misschien nog wel dat mensen de nieuwe manier van werken leuk vinden en dat collega’s zien dat het werkt! Voor meer achtergrondinformatie zie het artikel in Margazine, ‘geslaagde pilot Huis van de Buurt in Stegemanhof’ (pagina 14). En een selectie van een aantal onderwerpen die in de publiciteit zijn gekomen: