Opdrachtgever: Stichting Woon- en zorgcentra gemeente Voorst
Betrokkenen: Zorgorganisatie
Projectbeschrijving
Stichting Woon- en zorgcentra Gemeente Voorst is een organisatie die zich richt op alle ouderen in de gemeente Voorst. De Stichting werkt vanuit een drietal verzorgingshuislocaties en biedt een breed pakket aan zorg- en dienstverlening. De organisatie heeft een goede inbedding in de regio en blijft steeds nieuwe initiatieven ontwikkelen om deze goede positie te kunnen behouden. Er hebben eveneens organisatorische aanpassingen plaatsgevonden met als doel om een resultaatgerichte en flexibele organisatie te verwezenlijken (huishoudelijk medewerkers integreren bij zorgteams, opzet van zelfsturende teams, invoeren integraal management, toewerken naar het Raad van Toezicht model etc).
Werkwijze
In 2004 is in gezamenlijkheid met drie Apeldoornse zorgorganisaties een Centrale Productie Keuken gerealiseerd en zijn alle drie de locatiekeukens omgevormd tot satellietkeuken. Mede naar aanleiding van de ontwikkelingen in de omgeving, de groei van de organisatie en de omvorming van de locatiekeukens tot satellietkeuken is er een discussie gestart over het gewenste functieprofiel van de nieuw aan te stellen medewerker facilitaire zaken. In hoeverre dient deze functie een centrale rol te krijgen of is het wenselijker om deze functie vooral decentraal invulling te geven. De stichting heeft Ellen Olde Bijvank gevraagd om ondersteuning te bieden bij dit vraagstuk en hierin te adviseren.
Bij de advisering over de gewenste positionering van facilitaire zaken is rekening gehouden met een drietal belangrijke facetten:
- de organisatiecontext
- de ontwerpcriteria voor de organisatiestructuur
- de huidige ideeën van medewerkers
De organisatiecontext is bepaald aan de hand van de visie en doelstellingen van de stichting. Daarna is de vertaalslag gemaakt naar de meest gewenste organisatiestructuur die past bij de eerder genoemde doelstellingen. Ontwerpcriteria die hierin zijn meegenomen waren de omgevingsfactoren, de omvang/interne complexiteit en het ontwikkelingsstadium van de organisatie. Tot slot zijn er met belangrijke stakeholders in de organisatie interviews gehouden. Doelstelling van de interviews was om de huidige ervaringen te inventariseren en ideeën uit te wisselen over de gewenste aansturing van de voedingszaken en de ondersteunende diensten. Een goed functionerende en relatief stabiele organisatie biedt namelijk meer mogelijkheden om vergaand te kunnen delegeren dan een organisatie waar nog sprake is van veel onrust en onvrede.
Resultaat
Het advies is in de vorm van een rapportage aangeboden (voorzien van motivatie en een aantal scenario’s ten aanzien van concrete implementatie). In het advies zijn alle aspecten meegenomen die meewegen bij de gewenste organisatorische inbedding van de nieuwe facilitaire functie. Ook is bij het advies rekening gehouden met het draagvlak van de medewerkers en de fase van de organisatie.
De rapportage is in het managementteam besproken. In het managementteam is besloten het advies over te nemen en zijn er concrete afspraken gemaakt over de implementatie van het advies. Naar aanleiding van dit traject is er reeds een functieprofiel opgesteld en worden acties in gang gezet om deze functionaris te gaan werven.