Opdrachtgever: De Koperhorst
Betrokkenen: De Koperhorst en de medewerkers van Kleinschalig Wonen
Projectbeschrijving
Sinds een aantal maanden zijn er bij De Koperhorst, naast de 3 groepen die al 2 jaar bestaan, twee nieuwe afdelingen Kleinschalig Wonen voor dementerende ouderen gestart. Medewerkers hebben bewust kunnen kiezen voor welke zorg zij wilden werken (afdeling wonen met ZZP 1 t/m 4 of groep ZZP 5 of hoger op KSW). Medewerkers werken in kleine teams en waren inmiddels geschoold en ook opgeleid volgens de kwaliteitsuitgangspunten van Prezo. Er was duidelijk door het management neer gezet wat men van de medewerkers verwacht en zij communiceerden hier regelmatig over. Toch ervaarden zowel management als medewerkers dat er haperingen waren en nog mogelijkheden voor verbetering. Ellen Olde Bijvank is gevraagd of zij de organisatie kan ondersteunen bij het doen van onderzoek waarbij medewerkers zelf actief bij de verbetervoorstellen worden betrokken.
Werkwijze
Het onderzoek is gestart met het breed uitzetten van een vragenlijst ‘Kleinschalig Wonen’. Daarbij is (in iets aangepaste vorm) gebruik gemaakt van De Thermometer Kleinschalig Wonen dat door In voor Zorg was ontwikkeld. De respons was 85% groot. Op basis van de resultaten werd het mogelijk de top 10 sterkste punten en de top 10 verbeterpunten inzichtelijk te maken (waarbij vooral 3 punten het meest opvielen). De resultaten zijn per groep medewerkers van Kleinschalig Wonen door Ellen besproken (algemene bevindingen en die van de specifieke groep). Deze resultaten vormden de basis voor een verdieping in de groepsgesprekken. Daar kwam veel informatie uit naar voren, zowel over achtergronden als over zinvolle tips om te verbeteren.
De resultaten zijn in eerste instantie besproken met de bestuurder en de betrokken zorgmanager. Zij herkenden zich goed in de resultaten. Ook de aanbevelingen werden daadwerkelijk als kansrijk gezien om tot goede verbeteringen te komen (onderscheiden naar quick wins en verbeteringen op de langere termijn). De zorgmanager heeft de bevindingen met de contactverzorgenden van de woningen besproken en zij hebben dit meegenomen in de werkoverleggen. Er was brede herkenning en medewerkers hebben het als een meerwaarde ervaren hun verhaal en suggesties te kunnen doen en te zien dat er daadwerkelijk in het advies wat mee was gedaan. Een paar resultaten die kort na het onderzoek al direct zichtbaar waren:
• Binnen de afdelingen wordt nu veel meer met elkaar dan over elkaar gesproken. Er worden gerichtere onderlinge werkafspraken gemaakt waar men zich aan houdt maar ook op aangesproken worden door hun collega’s
• Een van de afdelingen had spontaan een stuk over ‘feedback geven en ontvangen’ uitgeprint en onder de afdelingen verspreid;
• De gastvrouwen krijgen nu scholing voor woonondersteuner, waarmee hun taken wat worden verbreed en zij meer flexibel zijn in te zetten in de ondersteuning aan de zorgmedewerker. Gastvrouwen gaven aan hier zin in te hebben en het ook spannend te vinden;
• Verzorgende niveau 2 gaan worden opgeleid om medicijnen aan cliënten op de eigen groep te kunnen geven (dat geeft meer rust op de groep omdat verzorgende niveau 3 dan minder op andere afdelingen hoeft te helpen) met als gevolg meer continuïteit op één groep.
• Het verder professionaliseren van de gehele planning en controlcyclus: naast ‘do’, ‘check’ en ‘act’, bijvoorbeeld meer structureel aandacht voor betrekken van bredere groep van medewerkers bij het ‘plan’ (beleidsvorming).